• Módulo de captura: Este módulo permite a los usuarios crear, escanear y subir documentos al sistema. Incluye funciones como la creación de documentos nuevos, la digitalización de documentos existentes y la carga de documentos desde una computadora o un dispositivo móvil.
• Módulo de almacenamiento: Este módulo permite al sistema almacenar los documentos en un formato seguro y accesible. Incluye funciones como la creación de carpetas y subcarpetas, la asignación de permisos a los documentos y la búsqueda de documentos.
• Módulo de gestión de flujos de trabajo: Este módulo permite al sistema automatizar las tareas relacionadas con los documentos, como la aprobación, la distribución y el seguimiento. Incluye funciones como la creación de flujos de trabajo personalizados, la asignación de tareas a los usuarios y la generación de notificaciones.
• Módulo de búsqueda: Este módulo permite a los usuarios buscar documentos de forma rápida y sencilla. Incluye funciones como la búsqueda por texto completo, la búsqueda por palabras clave y la búsqueda por fecha.
• Módulo de análisis: Este módulo permite al sistema analizar los datos de los documentos para obtener información valiosa. Incluye funciones como la generación de informes, la identificación de tendencias y la creación de cuadros de mando.

Además de estos módulos comunes, los sistemas de gestión documental pueden incluir otros módulos específicos, como:

• Módulo de colaboración: Este módulo permite a los usuarios colaborar en documentos de forma remota. Incluye funciones como la edición de documentos en tiempo real, el seguimiento de los cambios y la comunicación entre los usuarios.
• Módulo de firma electrónica: Este módulo permite a los usuarios firmar documentos electrónicamente. Incluye funciones como la creación de firmas digitales, la verificación de firmas y el seguimiento de firmas.
• Módulo de gestión de registros: Este módulo permite al sistema gestionar los registros de acuerdo con las normativas legales. Incluye funciones como la clasificación de registros, la retención de registros y la eliminación de registros.